Protocol overlijden

Overlijdensprotocol Bergumer Bridge Club

 

Waarom dit document?

Binnen een bridgeclub spelen zich allerlei gebeurtenissen af, van geboorte tot overlijden. Een overlijden komt over het algemeen onverwacht, maar toch wordt van de vereniging verwacht dat er aandacht wordt besteed aan deze trieste gebeurtenis. Maar wat moet er dan precies gebeuren? Door wie, maar ook voor wie? Dit document biedt daar een handleiding voor, met als belangrijkste redenen:

 

• Snel kunnen handelen

Na een overlijden is er vaak weinig tijd voor overleg, dus in dit draaiboek nemen we afspraken op die meteen uitgevoerd kunnen worden zonder voorafgaand overleg.

• Zo veel mogelijk rationeel handelen

Een overlijden brengt emoties met zich mee. Een handleiding geeft dan houvast om onder emotionele omstandigheden zo goed mogelijk te handelen zonder dat acties overdreven of juist vergeten worden.

• Niet opnieuw het wiel uitvinden

Een overlijden komt helaas regelmatig voor. Dit document zorgt er voor dat het bestuur niet elke keer alles opnieuw hoeft te bedenken.

• Gelijke monniken, gelijke kappen

Leden verwachten consistent handelen. Dit draaiboek zorgt ervoor dat de vereniging door de jaren heen bij gelijke gevallen op een consistente wijze kan handelen.

 

Niet alle situaties zijn gelijk

De gepaste wijze van handelen is natuurlijk ook afhankelijk van hoe dicht de vereniging bij de overledene staat. Je hebt binnen de vereniging immers bekende en minder bekende leden en vrijwilligers. De waardering van personen binnen de vereniging verschilt daarom en zo zal ook het overlijden van een lid, vrijwilliger, een directe naaste van een lid of vrijwilliger of een oud-lid telkens anders beleefd worden.

 

Handreiking

Dit protocol is bedoeld om een handreiking te hebben voor “hoe te handelen bij overlijden”, maar er zullen altijd uitzonderingen blijven bestaan. Niet alles kan van te voren uitgedacht en vastgelegd worden.

Daarom moet dit document dan ook niet als een voorschrift gezien worden, maar als een handleiding/ checklist. Niet meer, maar ook niet minder. Uitzonderingen blijven mogelijk, maar we proberen als vereniging wel consistent beleid te voeren.

Tot slot: daar waar in dit document begrafenis staat, dient eigenlijk “begrafenis of crematie” gelezen te worden. Omwille van de leesbaarheid is dit achterwege gelaten. Waar “hij” staat kan ook “zij” gelezen worden.

 

Wat kunnen we doen?

Na een overlijden zijn er veel mogelijkheden om medeleven te tonen. Dit document geeft een overzicht van de mogelijkheden waaruit gekozen kan worden. Natuurlijk wordt hierbij de wil van de overledene of nabestaanden gerespecteerd en houden we rekening met de Corona-maatregelen.

 

Procedure bij een melding van overlijden.

1. Als er een melding van overlijden ‘binnenkomt’ bij één van de (kader)leden van de vereniging, dan dient deze de melding terstond door te geven aan de voorzitter, het bestuurslid dat is belast met het overlijdensprotocol. Wanneer het bericht via via binnenkomt en niet rechtstreeks van familie, arts of politie, controleren we eerst of de berichtgeving juist is. Dit om pijnlijke situaties te voorkomen.
2. De voorzitter besluit (indien nodig na ruggespraak met andere bestuursleden of betrokkenen) hoe het protocol wordt gehanteerd.
3. Hij neemt vervolgens contact op met de nabestaande(n) van de overledene en:
4. Hij condoleert namens de vereniging en vraagt of het overlijden bekend gemaakt moet worden binnen de vereniging en zo ja, op welke wijze en aan wie;
5. Hij informeert (indien onbekend) naar de toedracht van overlijden, om onduidelijkheden te voorkomen;
6. Hij vraagt of prijs gesteld wordt op toepassing van de protocollair vastgelegde rouwvormen, dan wel of er nog andere wensen zijn als het gaat om blijken van medeleven vanuit de vereniging voorafgaand aan, tijdens en na de uitvaart;
7. Hij biedt aan om alle praktische/lopende zaken over bijvoorbeeld verenigingsverplichtingen af te handelen.
8. De voorzitter onderneemt vervolgens de gewenste acties of coördineert deze.

 

Communicatie rondom het overlijden
Inlichten intern vereniging	Zo snel mogelijk
Brief of kaart sturen	Tussen moment van overlijden en de dag van de begrafenis
Rouwadvertentie krant	Tussen moment van overlijden en de dag van de begrafenis
In memoriam	Periode na de dag van de begrafenis
Website of e-mail	Periode na 24 uur tot en met de dag van de begrafenis

 

Inlichten van de vereniging

De eerste en in de praktijk de belangrijkste actie is het inlichten van de vereniging.

Het bestuur moet ingelicht worden. Als een (bestuurs)lid hoort van een overledene die betrokken is bij de vereniging, hoort zo spoedig mogelijk de voorzitter ingelicht te worden. De voorzitter licht vervolgens de overige bestuursleden en de leden van de Commissie Lief en Leed in.

Een belangrijke taak is het inlichten van direct betrokken leden, zoals teamgenoten of andere vrijwilligers. Afhankelijk van de situatie kan dit mondeling of telefonisch, waarbij wel direct contact met de betrokkene hoort plaats te vinden.

Het inlichten van de overige leden die niet of minder direct betrokken waren bij de overledene, zal in de praktijk tijdens een clubavond gebeuren of (tijdens perioden van geen clubavond) per e-mail.

 

Het sturen van een brief of kaart

Het sturen van een condoléance namens de vereniging door middel van een brief of kaart is standaard. Na de officiële melding van overlijden (dat kan via een rouwkaart, een advertentie of persoonlijk contact) kan deze actie direct uitgevoerd worden. De commissie Lief en Leed zorgt hiervoor.

 

Een rouwadvertentie in de krant

Het opstellen en plaatsen van een rouwadvertentie namens de vereniging in een regionaal dagblad is een mogelijkheid, waar we alleen in bijzondere gevallen gebruik van kunnen maken.

Na de officiële melding van overlijden (dat kan via een rouwkaart, een advertentie of persoonlijk contact) kan deze actie uitgevoerd worden. De kosten van de advertenties zijn voor de vereniging.

In principe stelt de secretaris de advertentie op, eventueel in overleg met voorzitter of direct betrokkenen. Bij het opstellen van de advertentie dient rekening gehouden te worden met de oorzaak van overlijden of de rol van de overledene in de vereniging.

 

Een “in memoriam” op de clubsite en/of in het clubblad De Poppestien

Een “in memoriam” op de clubwebsite of vermelding van het overlijden in De Poppestien is een mogelijkheid. De uitgebreidheid van de tekst is sterk afhankelijk van de persoon en de rol van de overledene in de vereniging. Een “in memoriam” moet zorgvuldig opgesteld worden, opdat geen onjuistheden worden gemeld.

In principe stelt de voorzitter of secretaris een ‘in memoriam’ op, eventueel in overleg met mensen die de overledene goed gekend hebben.

 

Acties rondom de plechtigheden
Condoléancebezoek	Periode na overlijden tot de dag van de begrafenis
Bijwonen begrafenis	Dag van de begrafenis
Sturen van kaart	Periode na overlijden tot dag van de begrafenis

 

Condoléancebezoek

In bijzondere gevallen kan namens de vereniging een condoléancebezoek worden gebracht. In principe gebeurt dit dan door de voorzitter, maar mogelijk ook door een ander betrokken bestuurslid of vrijwilliger.

 

Bijwonen van de begrafenis

Indien mogelijk woont in ieder geval de voorzitter de begrafenis (inclusief herdenkingsdienst) bij. Gebruikelijk bij BBC is dat ook veel leden de begrafenis bijwonen.

 

Sturen van een bloemstuk of rouwkrans

Over het algemeen sturen we geen bloemstuk of rouwkrans. Indien de vereniging geen bezoek brengt, kan een bloemstuk worden gestuurd maar deze situatie moet eigenlijk altijd voorkomen worden.

 

 

Acties binnen de verenigingsorganisatie
Administratieve acties	Periode na de begrafenis
Verplaatsen wedstrijd	Periode na overlijden tot dag van de begrafenis
Eerste clubavond	Periode na de begrafenis
Beter laat dan nooit	Periode na de begrafenis

 

Administratieve acties

Een belangrijke actie is het uitvoeren van een aantal administratieve handelingen, die er vooral op gericht zijn om onnodig leed bij de directe nabestaanden te voorkomen.

– Zo spoedig mogelijk moet het betrokken lid uitgeschreven worden bij de NBB.

– De contributie van het overleden lid mag geen “steen des aanstoots” worden. Hierover wordt in principe niet met de nabestaanden gecorrespondeerd. Dus mogelijk achterstallige contributie wordt niet meer geïnd en reeds vooruit betaalde contributie wordt automatisch terugbetaald.

– Indien de overledene een vrijwilliger was, moeten zijn taken overgenomen worden door een ander.

 

Verplaatsen (competitie)wedstrijd

Het kan zijn dat er gebridged wordt op de dag van de begrafenis. In dat geval zal de voorzitter besluiten of het speelmoment wordt afgelast of (bij deelname aan een externe competitie) zal de captain van het team proberen deze wedstrijd te verplaatsen. Ook samenloop met andere activiteiten of festiviteiten kan aanleiding vormen deze te verplaatsen of te annuleren.

 

De eerste clubavond of -middag na het overlijden Na het overlijden van een lid is het gebruikelijk dat de voorzitter of bij diens afwezigheid de wedstrijdleider bij aanvang op de eerstvolgende bijeenkomst (vergadering of clubavond of -middag) stil staat bij het overlijden. We nemen daarbij een minuut stilte in acht.

 

Beter laat dan nooit

Het kan voorkomen dat het bericht van iemands overlijden de vereniging pas bereikt na de begrafenis of soms nog veel later. Veel van de acties die in dit hoofdstuk zijn genoemd, zijn in dat geval overbodig. Het bestuur zal in een dergelijke situatie beslissen welke acties alsnog genomen zullen worden. Richtlijn daarbij is dat ook dan geldt: beter een late reactie dan geen reactie.

 

Bestuur BBC

augustus 2021